Anlagen mit Inventaretiketten dauerhaft kennzeichnen - wie?

Wie baut man einen sinnvollen Nummernkreis auf?

Jedes Betriebsmittel bekommt genau eine eindeutige Inventarnummer, die es über die gesamte Nutzungsdauer behält. Bewährt hat sich eine fortlaufende Nummer ohne bedeutungstragende Zusätze, weil sich Standort, Kostenstelle oder Abteilung im Laufe der Jahre ändern - die Nummer aber gleich bleiben muss.

Eine schlanke Struktur wie ein zweistelliges Präfix für die Gesellschaft plus sechsstellige laufende Nummer (etwa DE-004711) reicht für die meisten Betriebe. Wer mehrere Standorte führt, trennt die Nummernkreise sauber, damit sich Bereiche nicht überschneiden. Die Zuordnung zu Kostenstelle und Standort gehört in die Anlagenbuchhaltung, nicht in die Nummer selbst.

• Eine Nummer je Betriebsmittel, dauerhaft und unveränderlich.
• Fortlaufend statt sprechend - Standort und Abteilung ändern sich.
• Getrennte Nummernkreise je Gesellschaft oder Standort.
• Prüfziffer optional, um Tippfehler bei manueller Eingabe abzufangen.
• Zentrale Vergabestelle, damit keine Lücken oder Dubletten entstehen.

Welches Etikettenmaterial hält wo?

Das Material entscheidet über die Lebensdauer. Für Innenräume mit Büro- und Werkstattklima genügt bedrucktes Polyester, das UV-beständig ist und zehn Jahre und mehr übersteht. Wo Öle, Lösemittel, Hitze oder Aussenwitterung angreifen, kommen Metalletiketten aus eloxiertem Aluminium oder Edelstahl zum Einsatz.

Ebenso wichtig ist der Klebstoff. Ein dauerhafter Acrylat-Klebstoff bindet auf Metall, lackierten Flächen und vielen Kunststoffen. Auf Pulverbeschichtung, energiearmen Kunststoffen oder rauen Oberflächen sollten Sie die Haftung vorab testen und die Fläche mit Isopropanol entfetten.

Barcode oder QR-Code auf dem Etikett?

Ein maschinenlesbarer Code beschleunigt Inventur und Buchung erheblich. Für reine Ziffern- und Buchstabennummern ist der lineare Code 128 verbreitet und sehr kompakt. Wo wenig Platz ist oder zusätzliche Daten wie eine URL zur Anlagenakte hinterlegt werden sollen, ist der zweidimensionale QR-Code oder Data Matrix die bessere Wahl.

• Code 128: linearer Barcode, ideal für alphanumerische Inventarnummern.
• QR-Code: robust gegen Teilbeschädigung, verlinkt zur digitalen Anlagenakte.
• Data Matrix: sehr klein, gut für Werkzeuge und kleine Bauteile.
• Klarschrift immer zusätzlich drucken - für die manuelle Ablesung.
• Ausreichende Ruhezone um den Code herum für sichere Lesbarkeit.

Wie schützt man Etiketten vor Manipulation?

Damit ein Inventaretikett nicht unbemerkt abgelöst und umgeklebt wird, kommen Sicherheitsetiketten zum Einsatz. Void-Etiketten hinterlassen beim Ablösen ein sichtbares Schachbrett- oder VOID-Muster auf dem Untergrund und lassen sich nicht rückstandsfrei wiederverwenden.

• Void-Etiketten für IT-Hardware und mobile Geräte.
• Ultra-destruktive Etiketten für besonders schützenswerte Assets.
• Fortlaufende Seriennummer auf dem Sicherheitsetikett gegen Austausch.
• Anbringung an gut sichtbarer, aber schwer manipulierbarer Stelle.

Häufige Fragen